QM der Verwaltung

Das Qualitätsmanagement der Verwaltung richtet sich an den Qualitätszielen des Rektorats für die Bereiche Forschung, Lehre, Transfer und Service aus und fügt sich in die vorhandenen Strukturen des hochschulweiten Qualitätsmanagementsystems der Universität Siegen ein. Die Universitätsverwaltung versteht sich als effektive, effiziente sowie transparente und prozessorientierte Service-Einrichtung für die Universität.

Struktur der QM Verwaltung:

Die Sicherstellung der erreichten Qualität erfolgt durch Serviceversprechen und festgelegte Qualitätsziele. Zur Weiterentwicklung der Qualität werden zum einen neue Qualitätsziele vereinbart und zum anderen Qualitätszirkel durchgeführt. Der Stammqualitätszirkel, welcher dauerhaft besteht, ist der Qualitätszirkel der Verwaltung. Mitglieder der Universitätsverwaltung im Q-Zirkel Verwaltung sind die Kanzlerin bzw. der Kanzler der Universität Siegen, die Dezernentinnen und Dezernenten, die Referatsleitung Studierendenservice sowie die Leitung Organisation. Der Qualitätszirkel der Universitätsverwaltung kann Aufgaben in weitere prozessbezogene Q-Zirkel übertragen. Diese Q-Zirkel setzen sich aus Mitgliedern der Fakultäten, Einrichtungen sowie aus der Universitätsverwaltung zusammen. Prozessbezogene Q-Zirkel werden von einer Professorin bzw. einem Professor geleitet. Berichte aus den Q-Zirkeln erfolgen durch den Kanzler in der Senatskommission für Strategische Hochschulentwicklung. Die zirkelvertiefende Abstimmung erfolgt durch regelmäßige Treffen des Kanzlers mit den Leiterinnen bzw. Leitern der prozessbezogenen Q-Zirkel. Als prozessbezogene Q-Zirkel wurden zunächst „Berufungen/Personal“ und „Ressourcenmanagement“ (unterteilt in zwei Teilzirkel: Räume und Finanzen) eingerichtet. Zudem gibt es für 2019 Überlegungen, die einen neuen Q-Zirkel Campusmanagement einzuberufen. Weitere themenbezogene Q-Zirkel können folgen. Zudem wurde in 2018 ein übergeordneter Austausch etabliert, der die Thematik der Digitalisierung in den verschiedenen Q-Zirkeln vernetzen soll.

QM der Verwaltung an der Universität Siegen

Ziele und Aufgaben der Universitätsverwaltung

• Die Universitätsverwaltung sieht sich in der Verantwortung, der Universität Siegen einen bestmöglichen Service für die uneingeschränkte und effiziente Erfüllung ihrer Aufgaben in Forschung, Lehre, Transfer und Service anzubieten.
• Sie hat sich zum Ziel gesetzt, ihre Leistungen für alle Hochschulangehörigen der Universität Siegen, insbesondere auch für ihre Studierenden, in einer qualitativ hochwertigen und zielgerichteten Weise best- und schnellstmöglich zu erbringen.
• Die Universitätsverwaltung gewährleistet eine serviceorientierte Aufgabenerfüllung im Rahmen der geltenden gesetzlichen und außergesetzlichen Regelungen.
• Sie stellt zentral eine verlässliche und aufgabenbezogene Datenbasis (Datenerhebung, -verarbeitung, -speicherung, -dokumentation) bereit.

Profil der Universitätsverwaltung in der Universität

• Als Serviceeinheit beteiligt sich die Universitätsverwaltung kreativ, aktiv und engagiert am Erreichen der gesamtuniversitären Ziele und begegnet den Studierenden, Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den Fakultäten und zentralen Einrichtungen freundlich und kompetent.
• Die Universitätsverwaltung unterstützt insbesondere die Hochschulleitung, den Hochschulrat und die Fakultätsleitungen in der Vorbereitung und Umsetzung von strategischen und operativen Maßnahmen. Sie arbeitet eng und vertrauensvoll mit den Gremien, Fakultäten, zentralen Einrichtungen der Universität Siegen sowie mit Kooperationspartnern, Dienststellen des Landes und sonstigen Organisationen sowie Einzelnen zusammen.

Grundsätze der inneren Organisation der Universitätsverwaltung

• Um den bestmöglichen Service zu gewährleisten, arbeitet die Universitätsverwaltung prozessorientiert, wirtschaftlich und transparent. Hierzu werden die Arbeitsabläufe, insbesondere im Hinblick auf die Schnittstellen (sowohl auf der Ebene Verwaltung – Fakultäten/ Zentrale Einrichtungen als auch auf den horizontalen und vertikalen Ebenen innerhalb der Verwaltung) definiert, optimiert und vernetzt.
• Zur Weiterentwicklung der Qualität der Dienstleistungen werden jährlich neue Q-Ziele in den Dezernaten entwickelt und vom Kanzler verabschiedet. Diese Q-Ziele werden mit den Fakultäten und Zentralen Einrichtungen diskutiert, um deren Impulse bei der Fortschreibung zu berücksichtigen und die Servicequalität zu sichern.
• Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universitätsverwaltung werden durch eine aufgabenadäquate Aus-, Fort- und Weiterbildung gefördert, und es wird ihnen Gelegenheit gegeben, ihre Potenziale und Kompetenzen weiterzuentwickeln, mit dem Ziel, dass sie ihre Aufgaben verantwortlich wahrnehmen und sich neuen Aufgaben stellen können.
• Die Servicequalität der Dienstleistungen ist durch die Ermöglichungskultur geprägt. Ermöglichungskultur bedeutet „Mögliches möglich machen wollen“ und wurde gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Universitätsverwaltung entwickelt. Dabei soll fortwährend der bestmögliche Service angeboten und bei Problemstellungen gemeinsam nach Lösungen gesucht werden.

• Um die Qualität des bisher Erreichten einem Lackmustest zu unterziehen, hat sich die Universitätsverwaltung im Frühjahr 2018 der Herausforderung einer Auditierung gestellt und diese erfolgreich gemeistert. Als Anerkennung für das bestandene „Quality Audit Science Administration“ wurde ein Qualitätssiegel verliehen.